Política privacidad y tratamiento de datos

De acuerdo a lo dispuesto en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, el cual establece como derecho fundamental el tratamiento al hábeas data, referido al derecho que tienen todos los ciudadanos de conocer, actualizar, rectificar los datos personales que existan sobre ella en bases de datos y en archivos tanto de bases públicas como privadas, lo cual se relaciona indefectiblemente con el manejo y tratamiento de la información que los receptores de información personal deben tener en cuenta. Dicho derecho se ha desarrollado mediante la expedición de la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, con base en los cuales AGENCIA MAYORISTA COLOMBIA SAS, de ahora en adelante Volando Viajes, en calidad de Responsable de los datos personales que recibe de parte de sus clientes, maneja y trata la información y procede así a expedir la presente política de tratamiento de datos personales, la cual se pone en conocimiento del público consumidor para que conozcan la manera como VOLANDO VIAJES trata su información. Lo dispuesto en la presente política de tratamiento de datos personales es de obligado cumplimiento por parte de VOLANDO VIAJES sus administradores, empleados, contratistas y terceros con los que VOLANDO VIAJES entable relaciones de cualquier índole.

OBJETIVO. Con la implementación de esta política, se pretende garantizar la reserva de la información y la seguridad sobre el tratamiento que se le dará a la misma a todos los clientes, proveedores, empleados y terceros de quienes VOLANDO VIAJES ha obtenido legalmente información y datos personales conforme a los lineamientos normativos establecidos por la ley regulatoria del derecho al Habeas Data. Asimismo, a través de la expedición de la presente política se da cumplimiento a lo previsto en el literal K del artículo 17 de la referida ley. DEFINICIONES. Para mejor entendimiento de la presente política, se indican las definiciones que legalmente se encuentran instituidas:

1. Autorización: Consentimiento que, de manera previa, expresa e informada emite el titular de algún dato personal para que la compañía lleve a cabo el tratamiento de sus datos personales.
   
2. Titular: Persona natural cuyos datos son objeto de tratamiento por parte de la compañía
3. 3. Base de datos: Recopilación organizada y sistemática de los datos personales que fueron entregados por el titular de la información.
4. Dato personal: información que está vinculada a una persona. Es cualquier pieza de información vinculada a una o varias personas determinadas o determinables o que puedan asociarse con una persona natural o jurídica. Los datos personales pueden ser públicos, semiprivados o privados.
5. Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales dentro de las cuales se puede incluir su recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
6. Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realiza algún tratamiento sobre datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
7. Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
8. Dato público: Es aquel dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política. Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, sentencias judiciales ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva y los relativos al estado civil de las personas.
9. Dato semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial.
10. Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.
11. Dato sensible: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación aquellos relacionados con el origen racial o étnico, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales o de derechos humanos, convicciones políticas, religiosas, de la vida sexual, biométricos o datos de la salud. Esta información podrá no ser otorgada por el Titular de estos datos.
12. Aviso de privacidad: documento físico, electrónico generado por el Responsable del tratamiento que es puesto a disposición del titular con la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la Política Manejo de Información y Datos Personales 4/14 forma de acceder a las mismas y las características del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
13. Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
14. Trasmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES.
En concordancia con las disposiciones legales vigentes, son derechos de los titulares de la información personal los siguientes:
+++ 1. Derecho a conocer, actualizar, rectificar, consultar sus datos personales en cualquier momento frente VOLANDO VIAJES respecto a los datos que considere parciales, inexactos, incompletos, fraccionados y aquellos que induzcan a error o que expresamente estén prohibidos o no se haya dado la autorización previa. 2. Derecho a solicitar en cualquier momento una prueba de la autorización otorgada a VOLANDO VIAJES salvo en aquellos casos en los que legalmente el Responsable está liberado de tener autorización para tratar los datos del titular. 3. Derecho a ser informado por VOLANDO VIAJES previa solicitud del titular de los datos, respecto del uso que le ha dado a los mismos. 4. Derecho a presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio las quejas que considere pertinentes para hacer valer su derecho al Habeas Data. 5. Derecho a revocar la autorización y/o solicitar la supresión de algún dato cuando considere que VOLANDO VIAJES no ha respetado sus derechos y garantías constitucionales. 6. Derecho a acceder en forma gratuita a los datos personales que voluntariamente decida compartir con VOLANDO VIAJES los Derechos de los Titulares establecidos en la legislación colombiana que podrán ser ejercidos por las siguientes personas: 1. Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el responsable, en donde se debe corroborar que sean los mismos que se pusieron a disposición de VOLANDO VIAJES 2. Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad. 3. Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento. 4. Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.

TRATAMIENTO Y FINALIDADES DEL MANEJO DE LA INFORMACIÓN PERSONAL. VOLANDO VIAJES en el desarrollo de su objeto social como agencia mayorista, recopila constantemente datos para llevar a cabo diversas finalidades y usos dentro de los cuales se pueden enmarcar: · Generar reservas hoteleras, ventas de experiencias y paquetes turísticos, así como modificaciones, cancelaciones y cambios y los reembolsos asociados a las mismas; · Dar cumplimiento a obligaciones contraídas con los clientes al momento de adquirir nuestros servicios y en particular, gestionar lo relativo a su registro hotelero, intermediación con el prestador del servicio y tener activos los canales de atención. · Enviar información sobre cambios en las condiciones de los servicios y productos ofrecidos; · Enviar información sobre ofertas relacionadas con los servicios y productos que ofrece VOLANDO VIAJES· Facilitar el diseño e implementación de programas de fidelización. · Evaluar la calidad del servicio, realizar estudios de mercado sobre hábitos de consumo y análisis estadísticos para usos internos. Llevar a cabo procesos de auditoría interna o externa propios de la actividad comercial desarrollada. · Dar respuesta a consultas, peticiones, quejas y reclamos que sean realizadas por los Titulares y a organismos de control y demás autoridades que en virtud de la ley aplicable deban recibir los Datos Personales. · Transmitir y transferir la información recolectada a terceros que lo requieran tanto en Colombia como en el exterior cuando ello sea necesario para el desarrollo de sus operaciones. · Registrar sus datos personales en los sistemas de información de VOLANDO VIAJES y en sus bases de datos comerciales y operativas; · Cualquier otra actividad de naturaleza similar a las anteriormente descritas que sean necesarias para desarrollar el objeto social de la Compañía. · Fines administrativos, comerciales, promocionales, informativos, de mercadeo y ventas. · Ofrecer todo tipo de servicios comerciales; así como realizar campañas de promoción, marketing, publicidad. De acuerdo con lo anterior, VOLANDO VIAJES podrá ejecutar las siguientes acciones: 1. Obtener, almacenar, compilar, intercambiar, actualizar, recolectar, procesar, reproducir y/o disponer de los datos o información parcial o total de aquellos titulares que le otorguen la debida autorización en los términos exigidos por la ley. 2. Clasificar, ordenar, separar la información suministrada por el titular de los datos. 3. Extender la información que obtenga en los términos de la ley de habeas data, a las empresas con las que contrata los servicios de captura, almacenamiento y manejo de sus bases de datos previas las debidas autorizaciones que en ese sentido obtenga. 4. Transferir y transmitir los datos o información parcial o total a sus filiales, comercios, empresas y/o entidades afiliadas y aliados estratégicos.

 PRINCIPIOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.
a) Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento de datos es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley y en las demás disposiciones que la desarrollen. b) Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley. c) Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento. d) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error. e) Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan. f) Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente ley; g) Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento; Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley; h) Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.

PROCEDIMIENTO PARA EJERCER SUS DERECHOS Y ÁREA RESPONSABLE DE ADELANTARLO. Para efectos de recibir las peticiones, reclamaciones y consultas relacionadas con el manejo y tratamiento de datos personales, VOLANDO VIAJES ha destinado el correo electrónico VOLANDO VIAJES para recepción, estudió y suministrar respuesta. Por lo tanto, a dicha dirección podrán enviar sus solicitudes, las cuales se tratarán conforme lo dispone la Ley 1581 de 2012: A. Consultas: Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en nuestra base de datos. VOLANDO VIAJES suministrará a estos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular. La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de esta. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, y se señalará la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. B. Reclamos: El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo ante VOLANDO VIAJES, el cual será tramitado bajo las siguientes reglas: 1. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al correo electrónico contacto@volandoviajes.com.co el cual ha sido dispuesto para la gestión y desarrollo de la protección de los datos personales, el reclamo se debe acompañar con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, VOLANDO VIAJES requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. 2. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo de este, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. 3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado y se señalará la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. En todo caso, el titular o el causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante VOLANDO VIAJES El área responsable para efectuar la recepción y trámite de las reclamaciones es Tatiana Amaya, quien ostenta el cargo de Directora. En desarrollo de su actividad comercial, VOLANDO VIAJES puede realizar tratamiento de datos sensibles para propósitos específicos. Así mismo, recopila, usa y almacena datos de clientes y personal autorizado para garantizar la seguridad de la información. VOLANDO VIAJES sólo efectuará tratamiento de Datos Personales sensibles en tanto haya sido previamente autorizado por el respectivo titular y los tratará bajo estándares de seguridad y confidencialidad. Para este fin, VOLANDO VIAJES ha implementado medidas de obligatorio cumplimiento para sus empleados y, en tanto sea aplicable, a sus proveedores, compañías vinculadas y aliados comerciales. La recopilación de Datos Personales sensibles en todo caso advertirá que la misma es de carácter facultativo y no constituye condición para acceder a ninguno de nuestros servicios. Datos personales de menores de edad VOLANDO VIAJES tratará la información y datos personales de menores de edad de forma estrictamente confidencial, bajo medidas de seguridad adecuadas y con estricto respeto de sus derechos prevalentes. Para los casos en que sea necesario recopilar datos personales de menores, por ejemplo, para efectuar reservas hoteleras, la autorización para el tratamiento de datos personales será entregada por el representante legal del menor de edad.

FECHA DE ENTRADA EN VIGENCIA DE LA PRESENTE POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS. La presente política de tratamiento de datos entra en vigencia luego de la expedición de la Ley 1581 de 2012 y su Decreto Reglamentario 1377 de 2013. Por lo tanto, se encuentra vigente a partir del día 17 del mes enero del año 2023.